Những sai lầm thường gặp khi phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho nhân sự | Safe and Sound

Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho nhân sự một cách hiệu quả. Nhiều tổ chức, dù có ý định tốt, vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến khiến nhân viên cảm thấy căng thẳng, tâm lý mệt mỏi và thiếu động lực làm việc. Vậy đâu là những sai lầm thường gặp khi phát triển kỹ năng làm việc nhóm? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này!

Ngô Thị Sáng | Thạc sĩ Tâm lý giáo dục học – Ứng dụng chăm sóc sức khỏe tinh thần  Safe and Sound

Viện Ứng Dụng Công Nghệ Y Tế

1. Không định nghĩa rõ ràng về vai trò và trách nhiệm

Ảnh 1: Không phân rõ ràng vai trò và trách nhiệm

Các chuyên gia tâm lý chia sẻ, một trong những sai lầm lớn nhất khi làm việc nhóm là không xác định rõ vai trò của từng thành viên. Khi thiếu sự phân công công việc cụ thể, các thành viên dễ gặp phải tình trạng:

• Làm trùng lặp nhiệm vụ, gây lãng phí thời gian và nguồn lực, làm giảm hiệu suất chung của nhóm.
• Đùn đẩy trách nhiệm, vì không biết chính xác ai phụ trách phần nào, dẫn đến sự trì trệ trong công việc.
• Mất động lực làm việc, khi một số thành viên cảm thấy vai trò của mình không quan trọng hoặc công việc của họ không được công nhận đúng mức.

Cách khắc phục:

• Xây dựng bảng phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên ngay từ đầu dự án. Điều này giúp mọi người hiểu được nhiệm vụ của mình và tránh tình trạng chồng chéo công việc.
• Đảm bảo rằng mỗi người đều hiểu trách nhiệm của mình trong nhóm, không chỉ dừng lại ở việc giao nhiệm vụ mà còn cần làm rõ kỳ vọng và tiêu chí đánh giá kết quả.
• Tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên để cập nhật tiến độ, điều chỉnh khi cần thiết và đảm bảo mọi thành viên đều đi đúng hướng.

Theo các chuyên gia tâm lý, việc định nghĩa rõ ràng vai trò và trách nhiệm không chỉ giúp tối ưu hóa năng suất mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc nhóm hiệu quả, nơi mà mọi người đều có thể đóng góp giá trị của mình một cách công bằng và minh bạch, với một tâm lý thoải mái.

2. Chỉ tập trung vào kết quả, bỏ qua quá trình

Ảnh 2: Chỉ tập trung vào kết quả, bỏ qua quá trình

Nhiều tổ chức và nhà quản lý thường chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng mà không chú ý đến cách nhóm làm việc để đạt được mục tiêu đó. Điều này có thể tạo ra một môi trường áp lực cao, nơi nhân viên chỉ tập trung vào việc đạt được chỉ tiêu mà không quan tâm đến cách họ làm việc cùng nhau. Khi quá trình bị xem nhẹ, nhóm dễ gặp phải các vấn đề tâm lý như căng thẳng kéo dài, mệt mỏi, mất động lực làm việc và giảm sự sáng tạo.

Hậu quả:

• Nhân viên cảm thấy mệt mỏi vì họ bị đánh giá chỉ dựa trên kết quả, trong khi những nỗ lực và cố gắng của họ trong suốt quá trình làm việc không được công nhận. Điều này có thể dẫn đến tâm lý chán nản và giảm tinh thần trách nhiệm.
• Dễ xảy ra mâu thuẫn nội bộ khi các thành viên chạy đua để đạt mục tiêu mà không quan tâm đến sự hợp tác. Các chuyên gia tâm lý cảnh báo rằng khi ai cũng cố gắng hoàn thành phần việc của mình mà không phối hợp với đồng đội, công việc chung có thể trở nên rời rạc và kém hiệu quả.
• Giảm động lực làm việc, đặc biệt khi nhân viên không thấy giá trị của công sức mình bỏ ra. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng là yếu tố duy nhất được đánh giá, những cá nhân làm việc chăm chỉ nhưng chưa đạt được mục tiêu có thể mất tinh thần và không còn muốn cố gắng.

Cách khắc phục:

• Đánh giá cả quá trình làm việc chứ không chỉ kết quả cuối cùng. Cần xem xét những nỗ lực, sáng tạo và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
• Ghi nhận nỗ lực và cải tiến trong suốt quá trình làm việc nhóm. Theo các chuyên gia tâm lý, việc khen ngợi ngay cả những bước tiến nhỏ sẽ giúp nhân viên cảm thấy có động lực hơn và tiếp tục phấn đấu.
• Khuyến khích văn hóa phản hồi, nơi nhân viên có thể học hỏi từ những sai lầm và cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Một nhóm làm việc hiệu quả không chỉ nhắm đến mục tiêu cuối cùng mà còn phải biết cách điều chỉnh chiến lược, rút kinh nghiệm và phát triển liên tục trong suốt quá trình làm việc.

Các chuyên gia tâm lý cho rằng khi nhân viên chỉ bị áp lực bởi kết quả mà không nhận được sự công nhận về quá trình, họ sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, tâm lý mệt mỏi và thậm chí mất hứng thú với công việc. Ngược lại, nếu họ cảm thấy những nỗ lực của mình được đánh giá đúng mức, họ sẽ có động lực làm việc mạnh mẽ hơn, đồng thời cải thiện tinh thần làm việc nhóm và tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên.

3. Không giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp

Ảnh 3: Không giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp

Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc nhóm, đặc biệt khi có sự khác biệt về quan điểm, phong cách làm việc hoặc lợi ích cá nhân. Tuy nhiên, nhiều tổ chức lại chọn cách né tránh xung đột, với tâm lý hy vọng rằng vấn đề sẽ tự biến mất theo thời gian, hoặc giải quyết theo cảm tính, dựa trên quan điểm cá nhân thay vì một quy trình chuyên nghiệp. Các chuyên gia tâm lý chia sẻ, điều này không chỉ khiến mâu thuẫn kéo dài mà còn có thể dẫn đến tình trạng chia rẽ nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả nhóm.

Theo các chuyên gia tâm lý, nếu xung đột không được giải quyết kịp thời, nhân viên có thể mất đi động lực làm việc, cảm thấy bị cô lập hoặc thậm chí có tâm lý rời bỏ tổ chức. Một nhóm làm việc hiệu quả không phải là nhóm không có xung đột, mà là nhóm biết cách xử lý xung đột một cách tích cực và mang tính xây dựng.

Cách khắc phục:

• Đối thoại trực tiếp để giải quyết mâu thuẫn một cách minh bạch: Khi có xung đột, hãy khuyến khích các bên liên quan gặp nhau để thảo luận thẳng thắn, thay vì để vấn đề kéo dài trong im lặng hoặc truyền đạt qua nhiều trung gian, dễ gây hiểu lầm.
• Học cách thỏa hiệp và tìm ra giải pháp đôi bên cùng có lợi: Các chuyên gia tâm lý gợi ý rằng, thay vì cố gắng thắng thua trong một cuộc tranh luận, hãy tập trung vào việc tìm ra giải pháp giúp cả hai bên đạt được mục tiêu chung mà không ai cảm thấy bị thiệt thòi.
• Khuyến khích văn hóa góp ý mang tính xây dựng thay vì chỉ trích cá nhân: Khi góp ý, hãy tập trung vào vấn đề cụ thể và đưa ra đề xuất cải thiện, thay vì công kích cá nhân hoặc đổ lỗi. Điều này giúp duy trì bầu không khí làm việc tích cực và chuyên nghiệp.
• Tạo môi trường an toàn để nhân viên bày tỏ suy nghĩ: Khi mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ quan điểm mà không sợ bị đánh giá, họ sẽ chủ động tham gia vào việc tìm giải pháp thay vì tránh né vấn đề.

Một nhóm có thể không tránh khỏi xung đột, nhưng cách họ xử lý những mâu thuẫn này sẽ quyết định sự thành công và gắn kết của cả đội. Tâm lý của mỗi nhân viên trong nhóm sẽ thoải mái hơn khi họ biết rằng xung đột sẽ được giải quyết công bằng, thay vì bị bỏ mặc hoặc xử lý theo cảm tính.

4. Không xây dựng văn hoá tin tưởng và hợp tác

Ảnh 4: Không xây dựng văn hoá tin tưởng và hợp tác

Các chuyên gia tâm lý chia sẻ, trong một môi trường thiếu sự tin tưởng, nhân viên có thể cảm thấy căng thẳng, tâm lý lo lắng khi làm việc chung vì họ không chắc chắn về động cơ hay mức độ sẵn sàng hỗ trợ của đồng nghiệp. Mệt mỏi về tâm lý cũng dễ xảy ra khi các thành viên phải luôn đề phòng, sợ bị đánh giá hoặc không nhận được sự giúp đỡ khi cần.

Dấu hiệu của nhóm thiếu sự tin tưởng:

• Nhân viên không dám đưa ra ý kiến trong các cuộc họp, vì tâm lý lo sợ bị phản đối hoặc không được lắng nghe.
• Luôn có sự cạnh tranh thay vì hợp tác, khiến mỗi người chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân thay vì mục tiêu chung.
• Thành viên làm việc theo kiểu "ai lo phần nấy", không hỗ trợ nhau, dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ và giảm hiệu quả công việc.
• Tâm lý Ngại thừa nhận sai lầm, dẫn đến việc che giấu lỗi hoặc đùn đẩy trách nhiệm, thay vì cùng nhau tìm cách cải thiện.

Cách khắc phục:

• Tạo không gian an toàn để nhân viên có thể chia sẻ mà không lo bị chỉ trích: Các chuyên gia tâm lý gợi ý nhà quản lý nên khuyến khích nhân viên bày tỏ ý kiến một cách cởi mở, đồng thời đảm bảo rằng mọi quan điểm đều được lắng nghe và tôn trọng.
• Xây dựng tinh thần làm việc dựa trên sự hỗ trợ lẫn nhau: Hãy tạo điều kiện để nhân viên có cơ hội hợp tác trong các dự án chung, giúp họ hiểu rằng thành công của nhóm quan trọng hơn thành tích cá nhân.
• Khen thưởng và ghi nhận sự đóng góp của từng cá nhân: Theo các chuyên gia tâm lý, sự công nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực làm việc. Khi nhân viên cảm thấy rằng những nỗ lực của họ được đánh giá cao, họ sẽ có xu hướng gắn kết với nhóm hơn.
• Tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm (team-building): Những hoạt động này giúp các thành viên hiểu nhau hơn, giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi và tạo sự kết nối tự nhiên giữa các đồng nghiệp.

Một nhóm làm việc có sự tin tưởng lẫn nhau không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, ít mâu thuẫn và giảm áp lực tâm lý. Điều này giúp nhân viên duy trì động lực làm việc, tránh cảm giác mệt mỏi và căng thẳng, từ đó nâng cao hiệu suất của cả đội.

5. Không đầu tư vào kỹ năng làm việc nhóm

Theo các chuyên gia tâm lý, kỹ năng làm việc nhóm cần được rèn luyện thông qua đào tạo và thực hành thường xuyên. Khi không có sự hướng dẫn, nhân viên có thể căng thẳng, mất động lực làm việc, thậm chí tâm lý mệt mỏi khi phải phối hợp với những đồng nghiệp có phong cách làm việc khác nhau. Ngược lại, nếu được trang bị kiến thức và kỹ năng phù hợp, họ sẽ tự tin hơn, dễ dàng kết nối và phát huy thế mạnh của bản thân trong nhóm.

Hậu quả của việc không đào tạo kỹ năng làm việc nhóm:

• Nhóm hoạt động kém hiệu quả, mất nhiều thời gian để hoàn thành công việc do thiếu sự phối hợp.
• Nhân viên dễ xảy ra mâu thuẫn, không biết cách xử lý tình huống hoặc giao tiếp kém dẫn đến hiểu lầm.
• Thiếu sự chủ động, nhân viên có xu hướng làm việc riêng lẻ thay vì hỗ trợ nhau.
• Áp lực và căng thẳng gia tăng, vì mọi người cảm thấy khó khăn khi phải làm việc chung mà không có kỹ năng phù hợp.

Cách khắc phục:

• Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng làm việc nhóm: Bao gồm kỹ năng giao tiếp, giải quyết xung đột, quản lý thời gian và hợp tác trong nhóm. Những khóa học này giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và biết cách làm việc hiệu quả hơn.
• Thường xuyên tổ chức các hoạt động team-building: Đây là cơ hội để nhân viên tương tác với nhau trong một môi trường không áp lực, từ đó tăng sự kết nối và hiểu nhau hơn.
• Hỗ trợ nhân viên phát triển các kỹ năng mềm cần thiết: Như kỹ năng lắng nghe, thuyết phục, ra quyết định theo nhóm... giúp họ tự tin hơn trong quá trình làm việc chung.
• Xây dựng văn hóa phản hồi tích cực: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và cùng nhau cải thiện cách làm việc nhóm.

Giải pháp giúp doanh nghiệp tạo động lực làm việc và xây dựng văn hóa tổ chức bền vững

Tại Safe and Sound, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ tư vấn tâm lý cá nhân mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tạo động lực làm việc cho nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức tích cực. Thông qua các workshop chuyên sâu về động lực làm việc, quản lý cảm xúc, giao tiếp nội bộ và sức khỏe tinh thần, chúng tôi giúp nhân viên của bạn cải thiện hiệu suất, gia tăng sự gắn kết và cảm thấy có ý nghĩa hơn với công việc.

Bên cạnh đó, Safe and Sound còn cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên biệt giúp doanh nghiệp thiết kế môi trường làm việc hỗ trợ sự phát triển cá nhân, xây dựng hệ thống khen thưởng hiệu quả và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Với sự phối hợp giữa Bác sĩ Tâm thần -  Chuyên gia tâm lý và ứng dụng Công nghệ trong chăm sóc sức khỏe tinh thần, dịch vụ tư vấn/tham vấn Safe and Sound tự hào tiên phong hỗ trợ bạn “Tự phát hiện sớm - Sơ cứu cảm xúc tức thời - Hỗ trợ đồng hành dài hạn”.

Nếu bạn nghi ngờ mình gặp vấn đề tâm lý, hoặc muốn biết thêm thông tin về dịch vụ tham vấn - tư vấn tâm lý, bạn có thể liên hệ tới HOTLINE 0964 778 911 (Điện thoại/Zalo, 24/7) để được giải đáp và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất! 

CÁCH THỨC ĐẶT LỊCH HẸN tham vấn/tư vấn trực tuyến hoặc trực tiếp với chuyên gia

• Tại Fanpage Bác sĩ tâm lý SNS
• Hoặc tải và đặt lịch tham vấn trên ứng dụng Safe and Sound để quản lý và theo dõi lịch mọi lúc, mọi nơi 

Safe and Sound - thuộc Viện Ứng dụng Công nghệ Y tế (IMT)

Xem thêm:

- Cách thúc đẩy động lực nội tại của nhân viên, lãnh đạo cần biết

- 6 cách duy trì động lực trong công việc và cuộc sống

- Tăng động lực – tăng năng suất thông qua hooc-mon hạnh phúc